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第五期 管理艺术篇:第二课 组织工作

发表日期:2006-5-10 阅读次数:2717 

    组织工作是管理的基本职能之一,在人类的管理实践历史中,组织曾一度被看成管理的同义词,组织工作的实质就是研究如何合理有效地进行分工。从管理学的角度看,组织就是按照一定的目的和程序组成的一种权责角色结构(The structure of roles).

组织工作是干什么的

   在计划工作职能确定了组织的具体目标,并对实现目标的途径作了大致的安排之后,为了使人们能够有效地工作,还必须设计和维持一种组织结构,包括组织机构、职务系统和相互关系。也就是说,组织工作要把为达到组织目标而必须从事的各项工作或活动进行分类组合,划分出若干部门,根据管理宽度要求,划分出若干管理层次,并把监督每一类工作或活动所必需的职权授予各层次、各部门的主管人员,并规定上下左右的协调关系。此外,还需要根据组织内外诸要素的变化,不断地对组织结构作出调整和变革。

如何设计组织结构

    组织结构(Organizational Structure)是表现组织各部分排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式,是执行管理和经营任务的体制。组织结构设计是把为实现组织目标而需完成的工作,划分为若干性质不同的业务工作,然后把这些工作组合成若干部门,并确定各部门的职责与职权,组织结构设计处于组织工作的中心环节。

组织结构设计的基本原则

    1.目标统一性原则:指组织结构的设计和组织形式的选择必须有利于组织目标的实现。这就要求在组织设计中要以事为中心,因事设机构、设职务,做到人与事高度配合,避免出现因人设事、因人设职的现象。

    2.分工协调原则:指要按照提高管理专业化程度和工作效率的要求,在组织结构设计中把组织的目标分解成各级、各部门以至各个人的目标和任务,使组织的各个层次、各个部门、每个人都了解自己在实现组织目标中应承担的工作职责和职权。

    3.管理宽度原则:管理人员有效地监督、指挥其直接下属的人数(管理宽度)是有限的,每一个主管人员都应根据管理的职责和职权来慎重地确定自己的管理宽度。

    4.权责一致原则:指职权和职责必须相等,要求在组织结构设计中,既要明确规定每一管理层次和各个部门的职责范围,又要赋予完成其职责所必须的管理权限。

    5.统一指挥原则:组织的各级机构以及个人必须服从一个上级的命令和指挥,只有这样,才能保证命令和指挥的统一,避免多头领导和多头指挥。

    6.集权分权结合原则:为了保证有效的管理,必须实行集权与分权相结合的领导体制,以加强组织的灵活性和适应性。

    7.精干高效原则:指无论设计何种组织结构形式,都必须将精干高效放在首要地位,力求减少管理层次,精简管理机构和人员,充分发挥组织成员的积极性,提高管理效率,更好地实现组织的目标。

    8.稳定性与适应性结合原则:指组织结构及其形式既要有相对的稳定性,不能轻易变动,又必须随组织内外部条件的变化,根据长远目标适时作出相应调整。

    9.均衡性原则:指同一级机构、人员之间的工作量、职责、职权等方面应大致平衡,不宜偏多或偏少,避免苦乐不均、忙闲不均等不良现象。

组织结构设计的基本程序

    1.合理确定管理层次和管理宽度。在进行组织结构设计时,必须充分认识计划的完善程度、主管人员与其下属的素质和能力、面对问题的种类、工作任务的协调等限定因素,确定管理宽度。管理宽度确定后,根据组织总体规模的大小及活动的特点,确定组织的层次。

    2.部分划分。部分是指组织中主管人员为完成规定的任务有权管辖的一个特定的领域。长期的管理实践积累了具有普遍适用性的一些部分划分的标志与方法,主要有按组织人数划分、按时间划分、按职能划分、按地区划分、按服务对象划分等等。

    3.合理设计职权。职权是指职务范围内的管理权限,组织内的职权一般有3种类型,即直线职权(Line authority)、参谋职权(Staff authority)和职能职权(Functional authority)。在进行组织结构设计时,必须按照分级原则和职权等级原则,明确组织自上层到下层主管人员之间的直线权力线,同时要根据直线职权的实现需要,确定必要的参谋部门,协助直线主管进行工作。

如何确保组织健康运行

    组织结构运行(Organization structure operate)健康的前提是要正确处理好集权与分权的关系;直线职权、参谋职权与职能职权的关系;个人管理与集体管理的关系等。

    1.正确处理集权与分权的关系。在组织运行过程中,管理者必须充分认识决策、政策、规模、历史、哲学、水平、手段、绩效、稳定性、环境等限定因素,灵活协调集权与分权的关系。一般来说,决策代价越高,集权程序也应越高;组织内部执行同一政策,集权的程度较高;组织规模大,宜于分权,反之,则宜集权;如组织由小到大发展而来,则集权程度高,如由联合或合并而来,则分权程度高;主管人员数量充足,经验丰富,管理能力强,则可较多地分权,反之则应趋向集权;控制技术和手段越完善,则越宜于分权,反之则应集权;权力分散化后绩效越好,则越宜于分权,反之则宜集权。

    2.正确处理直线人员、职能人员与参谋人员的关系。这3种人员在管理工作中的相互关系本质上是一种职权关系,因此,在充分发挥直线职权在作出决策、发布命令并组织实施,协调组织的人、财、物,保证组织目标实现的基本权力的前提下,注重发挥参谋职权协助和建议的权力,保证直线主管人员作出的决策更加科学与合理。同时要适当限制职能职权的使用,一是限制使用的范围,只要解决如何做和何时做就可以了;二是限制使用的级别,不应越过上级下属的第一级。

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